Dans les coulisses du Forum des Associations 1/2

Le 21 juin, c’est… L’été, oui, effectivement. Mais c’est aussi… La fête de la musique, d’accord, c’est important aussi. Mais il y a surtout… La troisième édition du Forum des associations de l’OSCAPE, voilà ! Elle a même lieu sur deux jours, les vendredi 21 et samedi 22 juin 2019.A presque un mois de cet évènement majeur pour le réseau OSCAPE, nous avons voulu en savoir un peu plus sur ses coulisses : de quoi s’agit-il, qui participe, comment équipes et associations s’organisent-elles… ? Rencontre avec Fanja et Margot, en pleine préparation de l’évènement !

 Bonjour à toutes les deux et merci de m’accorder un peu de votre temps, je crois qu’il est compté en ce moment ! Pour commencer, pouvez-vous me dire, en quelques mots : qu’est-ce que le Forum des associations de l’OSCAPE ? Qui participe à l’évènement et quels sont ses objectifs ?

Margot : Bonjour Marion 😊 ! Alors le Forum des associations, c’est un évènement qui a lieu dans le cadre de la commission « communication et plaidoyer » et il a plusieurs vocations.

L’objectif premier est de rassembler toutes les associations de notre réseau afin de les présenter au grand public, aux visiteurs, aux partenaires ainsi qu’aux autorités publiques locales. L’idée générale est de sensibiliser un maximum d’acteurs au sujet de la protection de l’enfance ; et donc, au travail réalisé quotidiennement par les associations membres de l’OSCAPE. Pour chaque édition, une thématique est choisie : cette année, c’est « l’accompagnement des enfants à se préparer au monde professionnel ». Conférences et tables rondes seront organisées autour de cette thématique.

Trois interventions prendront la forme de conférences, menées par différents acteurs du monde professionnel. La 1ère aura lieu le vendredi matin et sera animée par la Direction Régionale de l’Education Nationale et de l’Enseignement Technique et Professionnel, en duo avec le chef de service de l’insertion professionnelle. L’après-midi se déroulera une conférence animée par Socota, qui fait partie des grands groupes malgaches, très important au niveau local puisqu’il est implanté à Antsirabe : une partie de l’intervention sera animée par le responsable du centre de formation de Socota ; l‘autre partie sera menée par un responsable de ses Ressources Humaines. La 3e et dernière conférence est encore à déterminer, ce sera la surprise 😉. A ces trois interventions s’ajoutera une table ronde, qui a pour objet de réunir tous ces intervenants et les premiers acteurs concernés : les enfants et les jeunes. Seront également présents des représentants de la société civile et des intervenants sociaux en orientation et en insertion professionnelle.

Fanja : Le Forum dure deux jours et, pour le moment, 17 associations nous ont confirmé leur présence. Elles présenteront leur activité, en lien avec le thème du Forum. Des activités et des animations pour et menées par les enfants sont prévues, sur scène ou au niveau des stands et chapiteaux ; il y aura également des jeux, des ateliers d’apprentissage de différents savoir-faire, un stand de projection de vidéos thématiques etc.

 Avez-vous déjà commencé à communiquer ?

Fanja : Pas encore, nous attendions la validation des différents supports (les invitations pour les personnes VIP, les affiches etc) par la mairie et les ministères concernés, ils sont en cours de finalisation. Ils seront tous imprimés la semaine prochaine : les invitations seront envoyées dans la foulée et, dès que nous aurons le cachet de la Commune Urbaine d’Antsirabe nous autorisant à afficher, nous installerons lesaffiches dans les fokontany [bureaux des chefs de quartier], les associations et les lieux publics. En parallèle, un spot radio et un spot télévisé seront diffusés dans les semaines à venir ; et nous communiquerons sur les réseaux sociaux.

Dans la semaine précédant l’évènement, des banderoles seront positionnés et une conférence de presse sera organisée ; le jeudi 20 et le vendredi 21 juin, des tam-tam parcourront la ville. Enfin, pour les deux jours de Forum, nous avons prévu un radio crochet, pour rajouter de l’animation.

Margot : Toute cette communication, en amont de l’évènement et pendant, s’adresse à différentes cibles. D’un côté, le grand public. Nous souhaitons faciliter au maximum son accès à l’information, au sujet de la protection de l’enfance mais aussi de toutes les associations membres de notre réseau. Le Forum est une occasion unique pour elles de renforcer leur visibilité et leur influence, en s’unissant et en portant un même message.

Nous souhaitons également renforcer notre collaboration avec les autorités locales : pour le Forum, nous sommes sous le patronage de Madame le Préfet d’Antsirabe. Plusieurs institutions collaborent également avec nous, en particulier : la Direction Régionale de l’Éducation Nationale et de l’Enseignement Technique et Professionnel du Vakinankaratra ; la Direction Régionale de la Population, de la Protection Sociale et de la Promotion des Femmes du Vakinankaratra ; la Direction Régionale de la Jeunesse et des Sports Vakinankaratra ; la Commune Urbaine d’Antsirabe et le réseau SAHAZA. 

L’idée, c’est aussi de montrer le travail effectué par les associations membres et de rassembler tout le monde autour d’un temps d’échange et de réflexion commune. Enfin, nous souhaitions donner la parole aux premiers concernés : les enfants. Cette année, ce sont eux qui présenteront leurs associations et porteront la voix de ce qui se passe et ce qui se fait.

 Beaucoup de choses de prévues ! Entre les associations, les membres de la société civile, les ministères… Comment on mobilise autant d’acteurs ?

Margot : Le Forum, on l’espère, évolue positivement d’année en année et attire de plus en plus ! Nous en sommes à sa troisième édition, il est à présent ancré dans le calendrier de chaque association, au mois de juin. Certaines ne participent pas mais c’est souvent par manque de moyens, humains ou financiers. C’est parfois un problème de temps aussi, car juin est le mois de l’enfance donc le Forum se rajoute à d’autres évènements. Pour informer et mobiliser les associations, c’est beaucoup de communication interne : des mails, des réunions et des discussions informelles, lorsque l’on va à leur rencontre. Mais le Forum, c’est avant tout une collaboration entre les associations et nous, l’équipe de coordination de l’OSCAPE : les réunions de préparation, les démarches, la réflexion sur le thème, le lieu, les intervenants de l’évènement, tout cela se fait ensemble. Nous ne faisons « que » mettre en œuvre tout ce qui est décidé précédemment.

En ce qui concerne les autorités locales, nous avons la chance d’avoir le soutien de Madame le Préfet, ce qui facilite l’entrée auprès des différentes autorités. Il faut ensuite un peu de temps et de patience pour aller à la rencontre des différents acteurs : nous collaborons avec certains depuis plusieurs années déjà, comme la direction régionale de de la Population, de la Protection Sociale et de la Promotion des Femmes, ou celle de la Jeunesse et des Sports Vakinankaratra ; mais, par exemple, celle de l’Éducation Nationale et de l’Enseignement Technique et Professionnel, c’est nouveau. Il faut également trouver les bons interlocuteurs, ceux qui seront réceptifs à notre action et accepteront de participer à l’évènement ; nous devons leur « vendre » le Forum, les convaincre de l’intérêt qu’il présente, pour eux comme pour les associations de l’OSCAPE.

Enfin, s’agissant de nos partenaires, les choses se sont faites naturellement : juste en parlant de l’évènement, en général, ils embarquent dans le projet. Ceux de longue date comme les plus récents, tous nous soutiennent et seront présents le jour de l’évènement, physiquement ou en mettant des lots à disposition.

Fanja : Nous bénéficierons également de l’aide de nos bénévoles, ainsi que de 29 étudiants de l’université UPRIM. Ils vont assister les associations dans la préparation et la tenue de leurs stands, par exemple ; ils vont également nous accompagner, coordinateurs de l’OSCAPE, dans la mise en place de tout l’évènement.

Afin de répondre à un besoin identifié auprès des associations, nous avons organisé, début mai, un atelier de formation sur les outils de communication.Certaines associations ne disposent pas d’outils de communications, tels que des banderoles ou des roll up, pour illustrer leurs actions. L’objectif de cet atelier était de leur montrer comment réaliser, avec des moyens accessibles, des supports de communication ; quels mots-clefs et informations choisir. Nous souhaitons faciliter au maximum l’accès au Forum des associations, en faisant en sorte qu’il y ait de moins en moins de barrières et de plus en plus de raisons d’y participer.