Dans les coulisses du Forum des Associations 2/2

Suite de notre rencontre avec Margot et Fanja, qui nous parlent de la préparation du Forum des Associations 2019 de l’OSCAPE…

 À l’heure où nous nous parlons, nous sommes à la fin du mois de mai, le Forum est le 21 juin : depuis combien de temps le préparez-vous ? Comment vous organisez-vous, au sein de votre équipe de 4 ?

Fanja : La 1ère réunion portant sur le Forum a eu lieu fin mars. Sachant que la date de l’évènement était initialement prévue pour début juin mais a dû être décalée de deux semaines. Ce sont les membres de la commission communication et plaidoyer, avec Yann, qui se sont d’abord occupés de définir le Forum dans ses grandes lignes.Nous, coordinateurs de l’OSCAPE, nous occupons plutôt de l’organisation et de la logistique.

Margot : Cela s’est aussi fait en fonction des rôles de chacun de nous à l’OSCAPE. Yann, chargé de communication et plaidoyer, a supervisé la réflexion de départ avec cette commission, ils ont défini ensemble les axes que prendrait le Forum ; depuis , il travaille sur les supports de communication, c’est lui qui gère la réalisation des spots avec Faranah, par exemple. Mano, qui est plus dans la représentation du réseau, démarche les autorités et anime les réunions avec les associations. Fanja s’occupe de l’obtention des autorisations et de la gestion de la logistique : c’est un gros sujet avec tout le matériel et les transports que l’évènement implique. Et moi, j’ai surtout communiqué auprès des partenaires, pour récolter des lots pour les tombolas ; j’ai démarché des sponsors ; et je me suis chargée de contacter les intervenants.

 Margot, c’est la deuxième fois que tu organises cet évènement ; pour toi, Fanja, c’est une première ! Jusque-là, qu’est-ce qui vous plait le plus ? Qu’est-ce qui vous semble le plus compliqué ?

Fanja : Ce que je préfère, c’est prospecter de nouveaux prestataires et partenaires logistiques. Là, par exemple, j’ai rencontré pas moins de 3 agences de sécurité ! J’élargis mon réseau et je suis vraiment dans mon domaine de prédilection : la logistique. Ce qui peut parfois me déranger, c’est de dépendre de certaines décisions extérieures, des autorisations par exemple : cela peut bouleverser les plans, il faut s’adapter. Mais bon, jusqu’à présent, tout se déroule plutôt bien !

Margot : Ce que je trouve chouette, c’est justement d’observer l’évolution entre les deux éditions. L’idée n’est pas de simplement comparer, c’est de reproduire l’évènement en essayant de l’améliorer. J’ai pu voir, l’année dernière, ce qui allait et ce qui allait moins bien ; on a également eu plusieurs réunions après le Forum, au cours desquelles les participants nous ont fait leur retour. Du coup, avec cette base de travail, on peut se dire : « en partant de là, comment faire encore mieux ? ». Ça me plait de travailler en ce sens.

 Et alors si tu devais nous donner un exemple d’axe d’amélioration ?

Margot : Eh bien, par exemple, pour les deux premières éditions, les conférences avaient lieu à l’intérieur de la maison de la Culture. Beaucoup de gens n’ont pas osé pas rentrer, ou carrément n’ont même pas été au courant qu’il se passait des choses à l’intérieur. Et tous les membres des associations qui tenaient les stands ne pouvaient pas les abandonner. On aurait donc pu s’attendre à une participation plus élevée, vraisemblablement. Cette année, nous allons faire en sorte que les conférences et interventions se déroulent à l’extérieur. Ce qui implique, du coup, pas ou moins de supports projetés sur écran. Mais on trouvera des moyens de faire autrement ; ou alors, on fera sans support et il faudra rendre encore plus dynamiques les interventions !

 A part la communication, quelles sont vos dernières échéances avant le Forum ?

Margot : Il nous reste une dernière réunion avec les associations, la semaine prochaine, pour finaliser le plan de masse, le calendrier des animations, le planning de tenue des ateliers et des jeux etc. Nous avons également prévu une réunion de briefing des bénévoles, la première semaine de juin : nous leur expliquerons en quoi consiste le Forum et de quelle manière ils peuvent s’investir. Ils pourront se positionner, en fonction de leur disponibilité, sur des calendriers que nous avons créés.

Juste avant notre entretien, Fanja et moi travaillions sur les tombolas, le radio-crochet et la répartition des lots. Il nous reste également à préparer les jeux : le matériel, la logistique, le planning des animations. Ainsi que l’intérieur du stand OSCAPE : Yann travaille actuellement sur des supports de plaidoyer en lien avec le thème du Forum ; et il va également falloir que l’on voie comment décorer le stand et représenter nos associations membres.

Enfin, côté conférences, il nous faut confirmer tous les intervenants et travailler sur la table ronde : quelles questions allons-nous poser ? Comment souhaitons-nous axer la discussion ? Et côté logistique, Fanja doit gérer l’acheminement de tout le matériel : les tables, les chaises, les chapiteaux… etc. Tout ça !

 OK, alors une dernière question et je vous laisse ! Si vous deviez me donner un ou deux petits détails croustillants sur ces deux journées, pour me convaincre de venir ? (rires)

Fanja : Le vendredi commencera par le discours officiel, la visite des stands… Et surtout, le cocktail !Le deuxième jour, nous assisterons au carnaval des associations, ça va être un beau spectacle ! Puis les enfants présenteront leurs animationset nous finirons par une grande tombola, avec de jolis lots ! Mais, mystère sur les lots, il faudra venir pour en savoir plus 😉.

Margot : Nous aurons le soutien d’autres personnes, en particulier des danseurs qui viendront faire des représentations sur scène. Et puis, au-delà de tout cela, Marion, ne souhaites-tu pas avant tout t’ancrer dans un mouvement en faveur de la protection de l’enfance ? Marquer ton engagement auprès de dizaines d’acteurs locaux qui agissent en faveur de l’enfance vulnérable à Antsirabe ? (rires)  

Plus sérieusement, je voulais terminer par rappeler que la protection de l’enfance vulnérable est un enjeu de taille à l’heure actuelle. Et participer à cet évènement, c’est faire un petit pas en plus pour gagner le combat.

 C’est bon, je suis plus que convaincue ! Merci à toute l’équipe de l’OSCAPE pour cette interview et leur travail quotidien… Et rendez-vous les 21 et 22 juin 2019, place de la Culture à Antsirabe !